KAIZEN(改善), KUNCI SUKSES PERUSAHAAN

Apa itu Kaizen..? sebuah kata yang hampir setiap hari didengar dan dibicarakan dalam aktivitas kerja kita yang berada dalam lingkungan perusahaan yang menerapkan manajemen Jepang. Dalam manajemen bisnis, kaizen adalah tradisi Jepang yang sekarang digunakan secara internasional, dimodifikasi oleh setiap budaya terbaik sesuai dengan lingkungan bisnis mereka sendiri. A literal translation of kaizen could be “to become good through change”. At its most basic the concept of kaizen is one of restructuring and organizing every aspect of a system to ensure it remains at peak efficiency.

Dalam bahasa Jepang, karakter huruf kanji asli dari kata ini adalah改善  (dibaca kaizen) yang jika dipilah, 改 (kai) berarti, “perubahan” atau “kegiatan untuk memperbaiki” dan善(zen) berarti, “kebaikan” atau “tindakan yang bermanfaat”. Sebuah terjemahan harfiah dari kaizen bisa “untuk menjadi baik melalui perubahan”.

Banyak yang mendefinisikan KAIZEN sebagai perbaikan berkesinambungan. Istilah ini mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang (baik manajer dan karyawan) dan melibatkan biaya dalam jumlah tak seberapa.

Masaaki Imai, penulis buku KAIZEN yang sangat terkenal, mendefinisikan bahwa ;          “KAIZEN adalah suatu antusiasme atau jiwa untuk terus menerus membuat lebih baik dari apa yang telah dicapai.  Bersifat “tahapan-tahapan kecil”  dengan “biaya rendah” serta merupakan “perbaikan jangka panjang yang berkesinambungan”.

Filsafat KAIZEN berpandangan bahwa cara hidup kita (apakah itu kehidupan kerja atau kehidupan sosial maupun kehidupan rumah tangga) hendaknya berfokus pada upaya perbaikan terus menerus. Konsep ini dirasakan begitu alamiah dan dipahami benar oleh banyak orang Jepang, bahkan sampai mereka tak menyadari bahwa mereka memilikinya.

Meski perbaikan dalam KAIZEN bersifat kecil dan berangsur, namun proses KAIZEN mampu membawa hasil yang dramatis mengikuti waktu. Konsep KAIZEN menjelaskan mengapa perusahaan tak dapat tetap statis untuk jangka waktu lama di Jepang.

Tahapan-tahapan yang secara umum dipakai dalam aktivitas Kaizen seperti terlampir di bawah;            

  1. Menemukan point yang memerlukan kaizen
  2. Menganalisa cara yang dipakai saat ini
  3. Memperoleh ide
  4. Membuat usulan kaizen
  5. Melaksanakan usulan kaizen
  6. Konfirmasi setelah pelaksanaa.

Meskipun strategi  kaizen ditujukan pada kegiatan menciptakan perbaikan, dampaknya akan menjadi terbatas bila semua orang bergiat hanya demi kaizen semata, tanpa suatu tujuan yang lebih nyata. Manajemen harus menetapkan sasaran yang jelas guna memandu semua orang dan memastikan bahwa semua kepemimpinan dan kegiatan kaizen diarahkan guna mencapai tujuan tersebut.

Kaizen yang sejati dalam pelaksanaannya dan penerapannya membutuhkan pemantauan yang ketat dan terinci. Kaizen tanpa target seperti suatu perjalanan tanpa tujuan. Kaizen sangat efektif ketika setiap orang bekerja untuk mencapai target, dan manajemen harus menentukan target tersebut.

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery — QCD), sehingga pada prakteknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi. Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi. Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya.

Dalam melakukan kegiatan kaizen, satu hal yang sangat penting yang tidak boleh dilupakan adalah nemawashi. Nemawashi adalah proses untuk membahas masalah dan potensi solusinya dengan semua pihak yang terkena dampak oleh masalah tersebut, untuk mengumpulkan ide-ide dari mereka, dan untuk mendapatkan persetujuan mengenai langkah mana yang perlu diambil. Proses konsensus ini, meskipun menghabiskan banyak waktu, membantu memperluas pencarian solusi, dan ketika keputusan telah diambil, kondisi telah siap untuk diimplementasikan dengan cepat.

Di perusahaan tempat saya bekerja, aktivitas Kaizen sangat gencar dilaksanakan di hampir semua area kerja. Kaizen dilakukan dalam bentuk Aktivitas Kelompok Kecil (AKK) seperti QCC, QCP, Task Force Kaizen. Dan ada juga aktivitas Jishuken (team mandiri) yang melibatkan karyawan dari departemen lain sesuai kebutuhan Line atau proses yang harus di KAIZEN dengan berbagai latar belakang dan tujuan seperti, peningkatan produktivitas maupun peningkatan kualitas.

Juga dengan melibatkan peran serta karyawan dalam berkaizen melalui SS (Suggestion System) biasanya menyampaikan perbaikan-perbaikan kecil di area kerjanya masing-masing. Budaya untuk terus menerus melakukan perbaikan kecil dan standarisasi yang berdampak besar dalam menghasilkan berbagai macam peningkatan produktivitas ini harus tetap terjaga.

.Di bawah ini adalah contoh sederhana kaizen yang dilakukan di area Delivery Room. Sebuah Kaizen dengan biaya yang rendah dengan efek yang besar terhadap penurunan Lead Time Informasi untuk penanganan informasi order dari pelanggan. Sebelum Kaizen alur orang bolak-balik dan setelah kaizen alur menjadi lebih teratur

Contributor:

Abdul Wahid,

TPS Implementation Expert, Trainer of Kaizen Activity, QCC facilitator, 5Why Analysis, Fundamental Skills.

Tinggalkan komentar